Un bon appel de candidatures est un outil stratégique pour bâtir un marché cohérent, diversifié et attrayant… mais aussi pour éviter les casse-têtes logistiques, les malentendus et les frustrations. Pourtant, plusieurs organisateurs le sous-estiment ou le rendent difficile à trouver, réduisant ainsi leur bassin d’exposants.
Voici tout ce que devrait contenir un appel de candidatures complet, comment il peut travailler pour vous et comment il contribue à la qualité globale de votre événement.
1. Votre appel de candidatures ne doit pas être un secret
Un appel envoyé seulement aux exposants que vous connaissez déjà ou aux exposants que vous présélectionnez peut vous priver de :
nouvelles entreprises intéressantes;
produits différents et complémentaires;
solutions rapides lors d’annulations;
plus grande diversité, élément clé d’un marché attrayant.
Plus votre appel circule, plus il travaille pour vous.
Diffusez-le :
· sur votre page Facebook
· dans des groupes pertinents
· dans des répertoires spécialisés comme le Répertoire SÉMEQ
· sur votre site web
· sur vos réseaux sociaux personnels et professionnels
· dans votre infolettre
N’oubliez pas d’ajouter dans votre formulaire cette question simple :
« Souhaitez-vous être ajouté à notre liste d’envoi pour être informé de nos prochains appels de candidatures? »
Ainsi, chaque édition vous fait gagner du temps au lieu de recommencer à zéro.
2. Votre appel de candidatures doit “vendre” votre marché et informer clairement
Un appel de candidature est souvent le premier contact entre l’artisan et votre événement. Plus votre marché est clairement présenté dans votre formulaire plus il donnera envie de participer à votre marché, mais surtout permettre aux artisans de prendre une décision éclairée rapidement sans avoir à communiquer plusieurs fois avec l’organisateurs pour avoir toutes les informations. Cela vous fera sauver beaucoup de temps. De plus, en expliquant votre vision, votre public cible, l’ambiance de l’événement et les efforts de promotion prévus, vous attirez des artisans qui correspondent réellement à votre marché. Une présentation complète et transparente vous permet non seulement de recevoir des candidatures de meilleure qualité, mais aussi de bâtir une relation de confiance dès le départ et de réduire les malentendus une fois l’événement confirmé.
Incluez absolument les informations suivantes:
Une description de votre événements et la clientèle visée
Plus vous serez en mesure de définir la clientèle que vous voulez attirer, plus il vous sera possible de sélectionner les artisans qui intéresse cette clientèle et plus votre marché risquera d’être un succès. (L’outil sur le persona dans la boutique en ligne peut vous aider).
Quand?
Dates, heures d’ouverture et heures d’installation/démontage.
Où?
Adresse complète + indications d’accès + stationnement + intérieur/extérieur.
Combien?
Tarifs détaillés, taxes si applicables, ce qui est inclus (tables, chaises, électricité, promotion).
Date limite et délai de réponse
Clair, précis, sans ambiguïté.
Les obligations des exposants pour votre marché
assurance responsabilité civile (si exigée)
permis ou certifications (MAPAQ, etc.)
règles de présentation
politiques anti-revente (si applicable)
engagement à n’apporter que les produits approuvés
interdiction de partager un espace avec un autre artisan
Dimensions exactes de l’espace
Ex.: 8×8, table de 6 pieds incluse, accès limité à l’électricité
Politique d’annulation
Conditions, dates limites, fonctionnement de la liste d’attente, politique de remboursement, possibilité de revendre sa table
Critères de sélection
Quel type d’exposants acceptez-vous? Avez-vous des politiques en lien avec les produits sous licence? Produit doit-il être en lien avec la clientèle que vous visez? Quelles sont les bases d’acceptation : Premier arrivé premier servi, Premier arrivé premier servi avec une limite par catégorie, Sélection par catégorie en fonction de la qualité, sélection à date fixe etc.
3. Demandez la liste des produits qui seront offerts… et assurez-vous qu’elle soit respectée
C’est essentiel pour :
assurer la diversité;
éviter les doublons;
garder un équilibre entre les catégories de produits;
prévenir les surprises le jour de l’événement.
Important :
Vous pouvez accepter un exposant conditionnellement, par exemple : « Accepté, mais sans les bougies, car cette catégorie est déjà complète. »
C’est une pratique courante, professionnelle et très utile pour maintenir un marché cohérent.
4. Demandez une courte présentation de leur entreprise
Incluez une question du type :
« Écrivez une courte présentation de votre entreprise qui servira à faire votre promotion (50 à 150 mots). »
Cela vous aide à :
préparer vos publications promotionnelles;
mieux comprendre leur univers;
savoir quels points mettre en avant.
Oui, vous devrez parfois réécrire ou améliorer le texte, mais vous aurez une base solide. Parce que si vous voulez que les exposants partagent vos publications vous devez parler d’eux.
5. Demandez une photo de kiosque (ou de montage de pratique)
Cela vous permet de :
évaluer le professionnalisme;
déceler des kiosques qui auraient besoin de conseils;
orienter les exposants, au besoin, vers des ressources utiles.
Plusieurs organisateurs référent certains exposants vers le groupe facebook :
Idées et conseils pour kiosques d’exposition, qui est un espace très utile pour améliorer la présentation visuelle en demandant l’aide et les conseils d’autres artisans.
6. Vérifiez la légalité : NEQ et permis MAPAQ
Pour éviter de sérieux problèmes :
demandez le NEQ de l’entreprise (si la personne n’utilise pas son prénom et son nom);
exigez les permis MAPAQ appropriés pour les produits alimentaires;
demandez les autres licences si nécessaires (cosmétiques, spiritueux, etc.).
Cela protège l’organisateur ET les exposants… et vous évite des ennuis le jour de l’événement si un inspecteur se présente sur place.
7. Encadrez la communication et la promotion
Pour que vos exposants vous aident réellement à promouvoir le marché, donnez-leur un cadre clair.
Précisez :
Vos moyens de communication
(courriel, Messenger, groupe Facebook privé, plateforme interne) Cela limitera les possibilités de fraude. (Voir le blogue du Répertoire SÉMEQ à ce propos.)
Décrivez l’engagement minimal que vous attendez de vos exposants
· partage de X publications
· utilisation des visuels officiels
· publication d’une bannière “Je participe” la semaine avant l’événement
· respect des hashtags et des messages clés
Plus vous donnez de matériel à vos exposants, plus ils amplifient votre visibilité et plus votre visibilité est cohérente. Si vous avez un événement facebook de créé qui attire plusieurs personnes cela a plus de visibilité que si vos exposants créent chacun un événement pour annoncer leur participation à votre marché. (Voir le blogue du répertoire SÉMEQ à ce propos https://www.repertoiresemeq.com/blogue/25)
Ce qu’un bon formulaire vous permet de départager
En demandant les bonnes informations, vous obtenez :
une vision claire de la qualité des produits;
un équilibre entre les catégories;
des exposants qui cadrent avec votre mission;
moins de gestion d’imprévus;
une meilleure expérience pour les visiteurs.
Conclusion
Un appel de candidatures bien construit est bien plus qu’un formulaire : c’est un outil indispensable pour créer un marché cohérent, diversifié et de qualité. Il vous permet aussi de conserver toutes les informations sur vos participants au même endroit.
En étant clair, structuré et transparent, vous offrez :
· une meilleure expérience aux exposants
· une meilleure diversité aux visiteurs
· une meilleure organisation pour vous
· et une meilleure réputation pour votre marché
Votre appel devient un véritable moteur pour le succès de votre événement. Vous trouverez sous peu un exemple de formulaire d’appel de candidature dans notre boutique en ligne dans la section outils.